LOS SERVICIOS ESCOLARES EN LA UNAM

I. EL SISTEMA DE ADMINISTRACION ESCOLAR EN EL CAMPOS ACATLAN.

Actualmente se imparten 16 Licenciaturas, el plantel cuenta con una población de alrededor de 55,000 alumnos registrados, de los cuales, en promedio, 16,000 se reinscriben cada semestre, lo cual genera aproximadamente 65,000 registros asignatura-grupo en el evento de Reinscripciones y un promedio de 19,000 en el de Exámenes Extraordinarios. Así mismo, se cuenta con una planta de 1,600 profesores.

Por varios años, desde la apertura de esta escuela, el evento de reinscripciones constituyó un verdadero problema para los alumnos quienes en ocasiones optaban por apartar lugares desde la noche anterior.

La necesidad de responder adecuadamente a la demanda de esta gran cantidad de alumnos, en tiempos breves, llevó a La Unidad Administrativa Escolar a desarrollar un Sistema por Módulos, orientados a satisfacer la gestión de los trámites escolares.

Con un apoyo sin precedente, el Director del Plantel, proporcionó equipo de cómputo, que aunado al que otorgó la Dirección General de Administración Escolar, permitió cristalizar el proyecto.

Hoy presentamos el Módulo referente a las Reinscripciones, que es el evento masivo más importante de la Administración Escolar.

II. PROCEDIMIENTO PREVIO

El alumno conoce el Número de Ventanilla y el momento en que deberá presentarse a realizar su Reinscripción consultando el MODULO DE INFORMACION o en los listados publicados semanas antes del evento.

El MODULO DE INFORMACION consiste en un grupo de 4 computadoras que ofrecen toda clase de información escolar: desde trámites y sus procedimientos hasta calificaciones incluidas en las Historias Académicas. El acceso a ellas se permite con sólo digitar el Número de Cuenta del alumno y su horario es ininterrumpido desde las 8 de la mañana hasta las 9 de la noche.

Tanto el MODULO como las listas muestran las CITAS para la Reinscripción que se asignan según un coeficiente producto de rendimiento académico de los alaumnos.

Días antes recogen la Solicitud de Reinscripción e información adicional y efectúan el pago por este concepto.

Posteriormente, eligen sus horarios, grupos y profesores de acuerdo a los cupos disponibles, que le muestran, tanto MODULO DE INFORMACION como los listados emitidos para este fin en las áreas académicas. Esta información está permanentemente actualizada.

III. EVENTO DE REINSCRIPCION

En el orden preestablecido, los alumnos se forman de acuerdo a su cita, dado que el sistema atiende 25 solicitudes cada media hora en cada ventanilla.

Durante el evento no hay aglomeraciones alredor de las ventanillas, el acceso a la Unidad siempre está permitido para que los funcionarios orienten a los alumnos que encuentran alguna dificultad en el proceso o requieran de alguna aclaración para inscribirse. No hay necesidad de vigilancia especial.

Si la solicitud de inscripción a alguna asignatura es rechazada, en la pantalla del computador se advierte el mensaje señalando el motivo, que puede ser alguna falta a la normatividad establecida por el Reglamento General de Inscripciones, al Plan de Estudios (como la seriación obligatoria de asignaturas, requisitos de idioma y créditos) o por alguna disposición académica o administrativa propia del plantel.

Cuando la solicitud ha sido aceptada, se imprime de manera inmediata el comprobante que se entrega al alumno para que firme de conformidad.

El Sistema permite atender a los alumnos que llegan tarde, cuando se ha concluido con las citas de esa media hora, e impide que se adelanten los que pretenden inscribirse antes de su hora fijada.

Para conocer el desarrollo de las inscripciones, y con ello los movimientos en las capacidades de los grupos, los funcionarios académicos pueden acceder al MODULO DE INFORMACION DESDE SUS OFICINAS, lo que les permite tomar decisiones para resolver al momento problemas que pudieran presentarse.

Aún cuando antes de este evento las actas, en 95% ya fueron entregadas, y las calificaciones están ya incluidas en las Historias Académicas, algunos profersores se presentan a entregar las faltantes; éstas son leídas mediante el Lector Optico y transmitidas automáticamente al MODULO DE INFORMACION e incorporadas a la base de datos que verifica el Sistema de Reinscripciones. Esto impide la saturación artificaial de grupos ya que no se aceptará la inclusión de alguna asignatura si falta el requisito.

El Programa que administra el proceso anterior, es tan sólo un módulo más de todos los que conforman el Sistema Global para los Servicios Escolares, el cual contempla entre otros, además del observado, a) Calificación, lectura y corrección de actas, b) Control de grupos-profesores, c) Constancias e Historias Académicas, d) Control de alumnos en proceso de titulación, entre muchos otros.

La Dirección General de Administración Escolar, en sus procesos de auditoría ha comprobado la confiabilidad y seguridad de la información que genera nuestro sistema.

Como resultado de estos esfuerzos, la concilación de ideas y la consecuente mejoría en la respuesta a la demanda de servicios, el Campus Acatlán puede traspasar ya el umbral de la Descentralización, uno de los programas prioritarios de nuestra Rectoría.

LES SERVICES SCOLARES A LŽUNAM

I. Le système de gestion scolaire à Acatlán

Actuellement on offre 16 Licences pour environ 55,000 étudiantes inscrits, dont 16,000 doivent se réinscrire chaque semestre. La rèinscription de ces 16,000 étudiants demande à peu prés 65,000 registres matiére-groupe et une moyenne de 19,000 registres rien que pour le rattrapage. Il faut dire que 1,600 professeurs font partie de lŽinstitution.

Pendant plusieurs annés, depuis lŽinauguration de cette école, les réinscriptions ont constitué un véritable probléme pour les étudiants qui des fois décidaient de réserver des places depuis la veille.

Répondre de façon rapide et adéquate à cette grande demande des étudiants est devenu un besoin important de lŽinstitution et cŽest cela qui a mené lŽUnité de Gestion Scolaire a développer un système por Modules, qui veut faciliter les démarches à faire.

La Direction de lŽEcole a appuyé de maniére trés importante ce projet en fournissant lŽequipement ordinateur nécessaire, qui ajouté à celui qui avait été procuré par la Dirección General de Administración Escolar a permits la réalisation de ce project.

AnjourdŽhui, nous vous présentons le Module qui se rapporte aux réinscriptions, fait qui réunit la plus importante quantité de demandes des étudiants.

II. Procédure préalabe.

LŽétudiant connaitra le numéro de guichet et le moment précis ou il devra se présenter pour effectuer sa réinscription en consultant le MODULE DE RENSEIGNEMENTS ou en regardant les listes publiées quelques semaines auparavant.

LE MODULE DE RENSEIGNEMENTS est formé de quatre ordinateurs qui donnent toute lŽinformation scolaire depuis les démarches et les procédures jusquŽaux notes inclues dans les "Historias Académicas".

Pour pouvoir obtenir cette information il faut seulement composer le Número qui identifie lŽétudiant comme tel. Ce service commence à 8 heures du matin et finit à neuf heures du soir de façon continue.

Le Module et les listes montrent les dates des RENDEZ-VOUS pour le réinscription. Ces RENDEZ-VOUS sont classés par rapport à un coeficient qui résulte des notes obtenues par les étudiants.

Quelques jours avant la réinscription les étudiants sollicitent la feuille de Demande de Réinscriptions et les renseignements supplémentaires. Après ils doivent effectuer le paiement qui correspond.

Finalment les étudiants choisissent leur emploi de temps; leurs groupes et leurs proffesseurs en tenant compte des places disponibles qui leur sont montrées au Module de renseignements et qui sont marquées aussi sur les listes publiées à la zone académique. Cette information est toujours actualisée.

III. Réinscription.

Suivant lŽordre établi pour les rendez-vous les étudiants font la queue. Le système sŽoccupe de 25 demandes tous les trente minutes dans chaque guichet.

Pendant la réinscription il nŽya pas la foule autour des guichets. LŽacces à lŽUnité est toujours permis afin que les responsables puissent éclaircir les doutes des étudiants. On nŽa pas besoin de surveillance spéciale.

Si la demande dŽinscription où une matiére quelcoque est refusée on peut regarder dans lŽécran de lŽordinateur et y trouver la cause qui peut-etre un manque dans les formalités établies par le Reglément Général dŽInscriptions ou bien un maque au "Plan de Estudios" come la sériation obligatoire des matiéres, lŽacquisition ou la compréhension obligatoire dŽune langue étrangére ou une autre formalité académique ou administrative fixée par lŽInstitution.

Quand la demande a été acceptée le reçu pour lŽétudiant est imprimé de façon immédiate et il devra signer son accord.

Les étudiants qui arrivent en retard pourront avoir accés au guichet quand les rendez-vous de la demie heure ont terminé, de cette maniére les étudiants qui essaient de passer avant lŽheure qui leur a été fixée ne pourront pas le faire.

Pour connaitre le dévoloppent des inscriptions et avec ça les possibilités de places par groupe, les responsables académiques peuvent avoir accés au MODULE DE RENSEIGNEMENTS depuis leurs bureaux ce qui leur permettra de prendre des décisions pour ressoudre des problemes.

Même si avant la réinscription les registres formels concernant la notation ont déjá été rendus aux étudiants et les notes ont déjà été inscrites sur les "Historias Académicas" il y aura des professeurs qui ne les rendront quŽá ce moment lá, alors le Lectuer Optique les lira et les transmettra automatiquement au MODULE DE RENSEIGMENTS, ils seront aussi inclus dans la base de données qui vérifie le Système de Réinscriptions. Cela évite la saturation artificielle des groupes car on nŽacceptera aucune inscription sŽil manque une des formalités obligatoires.

Le programme quŽi gére le processus mentionné est seulement un Module de tous ceux qui font partie du Système Global pour les Services Scolaires, lequel comporte entre autres, en plus de celui dont nous venons de nous occuper:

a) Notation, lecture et correction de registres formels, b) Contróle de groupes-professeurs, c) Attestations et "Historias Académicas", d) Contróle dŽétudiants en processus dŽobtenir leur diplôme, entre autres.

La Direction Générale de Gestion Scolaire, a prouvé la fiabilité et la surété de lŽinformation qui produit notre système à travers des procédés de "auditoria".

Le résultat de ces efforts, lŽéchange dŽidées et en conséquence la meilleure réponse à la demande de services à Acatlán peut déjà traverser le seuil de la décentralisation, un des programmes prioritaires de notre Direction Générale, "La Rectoría".

STUDENT SERVICES AT UNAM

I. SCHOOL MANAGEMENT AT CAMPUS ACATLAN

At present 16 majors are being taught. There are about 55,000 students enrolled, from which, 16,000 re-enroll every semester. This enrollment process generates approximately 65,000 subject-group records during the Re-enrollment period and an average of 19,000 for Extraordinary Exams. The academic staff consists of 1,600 Professors.

Since these school was inaugurated, and for several years, the re-enrollment period originated great difficulties for students who, quite often, started making lines the night before.

In order to provide the appropriate service, in a short time, to the great amount of students demanding to be enrolled, the School Management Department developed a System by Modules to facilitate paper work.

To back up this project, the School Director provided computers, and so did the School Management General Direction. With such support, the project became true.

Today, we will introduce the Re-enrollment Module, the most important massive event of School Management.

II. PREVIOUS PROCEDURE

By asking at the INFORMATION MODULE, the student is informed of the Window and the time when he/she must re-enroll. The student can also check on the lists published weeks before re-enrollment begins.

THE INFORMATION MODULE has 4 computers which provide all sorts of school information -from paper work and procedure, to grades included in Academic Records. To access this information, it is only necessary to type the StudentŽs Account Number. This computers will work from 8:00 AM to 9:00 PM without inturruption.

Both the MODULE and the lists show re-enrolment APPOINTMENTS issued based on a coefficient obtained from the studentŽs academic performance.

A few days before, students pick up the Re-enrollment Application, are provided with additional information and make the corresponding payment.

Later, they choose their schedules, groups and professors depending on availability -number of students in each group. Students can get this information both at the INFORMATION MODULE as well as on the lists issued by the academic areas. This information is constantly updated.

III. RE-ENROLLMENT EVENT

Students get in line according to their appointment and following the pre-established order. The system can take care of 25 applications every half hour in each of the different windows.

During re-enrollment, no crowds are formed at the windows. Access to the Unit is always allowed so that the personnel guides those students that may have difficulties following the process or need any explanation of the process. There is no need of special gurads to keep order.

Should application to any of the subjects be rejected, the message on the computer screen explains why. This could be because the student failed to comply with the rules established by the General Enrollment Regullations, by the Study Program (such as subjects that must follow a series, language requirement and credits), or by an academic or administrative ruling.

Once the application has been accepted, a form is immediately printed and handed to the student for his agreement signature.

The systems allows for late arrivals, when those appointed for that half hour have been taken care of, and does not allow those trying to enroll before their appointed hour to do it ahead of time.

Academic staff can access the INFORMATION MODULE form their offices. This provides them with information on the development of the enrollment process, number of students in the groups, and therefore, decision making and problem solving are facilitated.

Although grade records -up to 95%- have been handed in before the enrollment process begins, and have already been included in the system, some professors still hand in the rest; such grades are read with a scanner and are automatically transmitted to the INFORMATION MODULE and incorporated to the database which is checked by the Re-enrollment System. This avoids artificial overcrowding of groups because no subject will be included if this requirement is missing.

The program which controls the above process, is just one of the many modules that make up the Student Service Global System. This system also includes, a) Grades, scanning and correcting record, b) Control of groups-professors, c) Certificates and Grade Records, d) Control of students about to graduate, among others.

The School Management General Direction, has verified the trustworthiness and safety of the information generated by our system.

As a result of these efforts, the agreement of ideas and the improvement in fulfilling the demand of services, Acatlán Campus is ready to cross the Decentralization threshold, one of the priority programs of the DeanŽs Office.